Gerenciar o progresso de um projeto de forma eficaz é fundamental para garantir que ele seja concluído dentro do prazo e dos padrões de qualidade esperados. Nesse contexto, calcular o progresso de forma estruturada, considerando tanto o que deveria ter sido feito quanto o que de fato foi realizado, é essencial para identificar desvios e manter o cronograma sob controle. Neste artigo, abordamos como realizar o cálculo do progresso previsto, do progresso realizado e da criticidade, oferecendo uma visão clara e objetiva do status de qualquer projeto.
1. Cálculo do Progresso Previsto
O progresso previsto determina quanto de uma tarefa deveria estar concluído em um determinado momento, com base nas datas de início e fim da tarefa, além de seu grau de importância relativa no projeto. A seguir, apresentamos como diferentes situações impactam o cálculo:
- Tarefas concluídas: Se a data atual já passou da data de conclusão da tarefa, consideramos que essa tarefa está 100% completa;
- Tarefas ainda não iniciadas: Se a data atual é anterior à data de início da tarefa, o progresso previsto é 0%;
- Tarefas em andamento: Para as tarefas que estão em andamento, o progresso previsto é calculado com base no tempo decorrido entre a data de início e a data atual. Isso oferece uma visão proporcional do quanto já deveria estar feito até o momento.
Após calcular o percentual de progresso previsto para cada tarefa, ponderamos esse valor com base no grau de importância da tarefa dentro do projeto (baixo: 1, médio: 2, alto: 3). Tarefas mais críticas ou relevantes têm maior peso, influenciando mais significativamente o progresso total. Por fim, somamos os resultados ponderados de todas as tarefas e dividimos pela soma dos graus de importância, obtendo assim o progresso previsto global do projeto.
2. Cálculo do Progresso Realizado
O progresso realizado reflete quanto realmente foi concluído de cada tarefa. Esse cálculo também leva em conta o peso do grau de importância de cada tarefa, semelhante ao cálculo do progresso previsto, mas utiliza o percentual de conclusão informado para cada uma delas.
Aqui, o cálculo envolve:
- Multiplicar o percentual de conclusão de cada tarefa pelo seu grau de importância (baixo: 1, médio: 2, alto: 3);
- Somar os resultados de todas as tarefas;
- Dividir essa soma pela soma dos graus de importância das tarefas.
Esse processo permite que o progresso realizado reflita não apenas o que foi finalizado, mas também o impacto de cada tarefa no resultado geral do projeto, com as tarefas mais importantes contribuindo mais para o progresso total.
3. Cálculo da Criticidade
A criticidade é a métrica que compara o progresso previsto com o realizado. Essa comparação revela se o que foi concluído até o momento está de acordo com o planejado ou se há atrasos ou adiantamentos.
A criticidade é a diferença entre o que foi planejado e o que foi realizado até a data atual (Previsto – Realizado):
- Se o progresso realizado estiver alinhado com o previsto, significa que o projeto está no cronograma;
- Se o progresso realizado estiver abaixo do previsto, isso indica um atraso;
- Se o progresso realizado estiver acima do previsto, significa que o projeto está adiantado em relação ao planejamento.
Essa análise é fundamental para tomar decisões corretivas, como acelerar certas atividades ou ajustar prazos, garantindo que o projeto permaneça sob controle.
Os status que interferem no cálculo dos progressos previstos e realizados incluem tarefas em andamento, planejadas (quando parametrizado que sim na parametrização geral do sistema), suspensas e concluídas, enquanto as tarefas em planejamento e canceladas não são contabilizadas nesse cálculo.
Em resumo, O cálculo do progresso de um projeto deve considerar três componentes principais:
- Progresso Previsto: Reflete quanto deveria estar concluído até o momento, com base no tempo decorrido e no grau de importância das tarefas;
- Progresso Realizado: Indica quanto de fato foi completado, considerando também o peso das tarefas de maior importância;
- Criticidade: Compara o progresso previsto com o realizado, identificando desvios e permitindo ajustes no cronograma.
Essa abordagem fornece uma visão clara do desempenho do projeto, ajudando a identificar problemas antecipadamente e garantindo que os prazos e a qualidade sejam mantidos.