No EPA antes de publicar um documento é necessário definir a estrutura de armazenamento dos documentos publicados.
- CATEGORIA DE DOCUMENTOS
Clique no ícone 
Políticas da Qualidade > Documentos > Categoria de documentos
Aba Cadastro Categoria (1). Digite no campo Ordem (2) a sequência numérica desejada, a estrutura de categorias poderá conter subcategorias para melhor organizar os documentos. Para sinalizar uma subcategoria informe a sequência desejada seguida de ponto e a sequência da subcategoria. Ex.: 01.01
No campo Nome da Categoria (3) digite o nome da categoria desejada, no campo Sigla (4) digite uma abreviatura para identificação da categoria. Quando é informado a sigla da categoria o EPA fornecerá automaticamente a numeração para os documentos publicados, no campo usuários com permissão (5) informe os usuários que devem ter acesso a essa categoria de documentos e clique no botão Salvar.
Para editar a ordem e nome de uma categoria ,clique no botão Editar, o nome da categoria ficará disponível para alteração na seção Incluir Categoria.
OBS: Categorias que tenham documentos vinculados não poderão ser excluídas.
- CERTIFICADORAS
O EPA permite o cadastro das certificadoras, permitindo assim, a identificação dos documentos inerentes a cada uma. Para cadastrar as certificadoras clique no ícone Políticas da Qualidade > Documentos > Certificadoras.
Para incluir uma certificadora, digite o nome dela no campo Incluir Certificadora (1) e clique no botão Salvar.
OBS: Certificadoras que tenham documentos vinculados não poderão ser excluídas.
- ENVIO DE DOCUMENTOS APROVADOS
O EPA permitira três formas de comunicar a aprovação de um documento. Para acessar clique no ícone Políticas da Qualidade > Documentos > Envio de Notificação dos Documentos Aprovados.
Para definir o comportamento padrão do sistema, selecione a opção desejada e clique no botão Salvar.
Descrição das opções:
Enviar e-mail imediatamente: No ato da provação do documento pelo aprovador, o sistema enviará e-mail para todos os usuários que tenham acesso ao documento, informando a aprovação de uma nova versão.
Enviar e-mail manualmente: O analista de documentos seleciona os documentos que serão listados no e-mail que será enviado com o rol dos documentos recentemente aprovados.
Mostrar pelo diário de bordo: Os documentos aprovados serão listados no e-mail Diário de Bordo recebido diariamente pelos usuários.
- ALTERAR O RESPONSÁVEL DO DOCUMENTO
O EPA permitirá a alteração do nome do responsável, gestor, revisor e aprovador de documentos em vários documentos com um único comando. Para realizar a alteração acesse o menu clique no ícone Políticas da Qualidade > Documentos > Alterar Responsável Documentos.
Para alterar o responsável escolha no campo Onde Estiver (1) o nome que atualmente está nos documentos e no campo Substituir por (2) o nome que substituirá o registro atual e assinale as responsabilidades a serem alteradas (3) e clique no botão Salvar.
OBS: Revisor e Aprovador serão alterados somente nos documentos em que respectivamente estiverem aguardando revisão ou aprovação.
