Este artigo oferece um passo a passo detalhado sobre como liberar permissões de documentos para os colaboradores. Ao seguir este tutorial, você aprenderá o processo exato para conceder acesso e autorizações adequadas aos usuários em um determinado documento.
Liberar permissões é uma etapa essencial para compartilhar informações de forma segura e permitir que colaboradores acessem os documentos relevantes.
Para fazer a configuração acesse o caminho: Documentos → Gestão de Documentos → Cadastro Documento → Permissões
- Clique no botão Selecionar Usuários (1) e escolha os colaboradores que terão acesso ao documento. Defina as permissões que poderão ser atribuídas a um grupo de colaboradores (2) ou diretamente a um colaborador (4). Ao finalizar selecione o botão Salvar (3).
Observação: A Listagem do Usuário pode facilitar o gerenciamento de permissões. Ao clicar na primeira coluna das permissões, você poderá conceder a permissão selecionada para todos os usuários listados de forma rápida. Essa opção oferece uma maneira eficiente de liberar uma permissão em massa, evitando a necessidade de aplicá-la individualmente para cada usuário. Isso economiza tempo e simplifica o processo de administração das permissões.
A aba Permissões fica visível apenas para os usuários que podem realizar alterações: o Responsável pelo documento, Analista de documentos ou Super usuário. Isso se deve ao fato de que as alterações de permissões nessa aba são salvas automaticamente.
- Permissões:
- Imprimir Documentos-
O imprimir Documento vai disponibilizar o acesso à cópia controlado do documento.
- Enviar E-mail Após Aprovação-
Logo depois da conclusão do fluxo de revisão e a publicação do documento, o usuário será notificado sobre a aprovação e a disponibilidade da versão atualizada no sistema. Um e-mail será enviado para informar que o documento foi aprovado e que a respectiva versão já está disponível para acesso.
- Confirmar Ciência e Aceite do documento-
Vai receber na tela principal uma box sobre o Ciência e Aceite.
Observação: No cadastro do documento está disponível um histórico do Ciência e Aceite.
- Requerir Treinamento-
Ao habilitar, o sistema identificará há necessidade de treinamento do usuário em relação a este documento.
Observação: Enquanto não preencher a data real, o usuário não terá o acesso ao arquivo do documento.
Qualquer dúvida ou sugestão para aprimoramento, estamos à disposição!
