O módulo de processos organizacionais é uma parte essencial do sistema de qualidade de uma organização. Seu principal objetivo é armazenar e registrar os processos de um departamento de forma organizada e acessível.
-> Ao registrar os processos, otimizamos a gestão e a execução dessas atividades. Isso permite que a equipe tenha acesso rápido e fácil às informações necessárias, eliminando a dependência da memória individual e garantindo que todos estejam alinhados com as melhores práticas e procedimentos estabelecidos.
Por exemplo, ao criar um processo de retenção de gastos, é possível registrar informações como o gestor responsável, a unidade envolvida e até mesmo adicionar o link para o arquivo relacionado a esse processo. Dessa forma, todos os detalhes importantes são registrados, evitando que se percam no esquecimento do dia a dia.
1 – Primeiramente, você precisa liberar a permissão em seu usuário para ter acesso à configuração no ambiente Processos Organizacionais. Para fazer a configuração acesse o caminho: Configuração → Gerenciar Usuários→ Parametrização→ Políticas da Qualidade → Processos Organizacionais.
Passo 2. Você deverá configurar o código do processo, o nome do processo, a ordem do processo, quem será o lider do processo, o gestor do processo, o revisor do processo, a unidade gerencial que ele faz parte, para qual finalidade é a automatização do processo, e se deseja enviar e-mail’s de encaminhamento para o gestor.
1.O código do processo pode ser um identificador único que o diferencia de outros processos na organização, 2.nome do processo é um breve resumo do seu propósito ou atividade principal, 3.A ordem do processo determina a sequência em que os processos devem ser executados, 4.Líder do processo, 5. o gestor, 6. e o revisor do processo, 7. a unidade gerencial à qual o processo pertence, 8. automatização do processo finalidade específica como a redução de custos, a melhoria da eficiência operacional ou automatização do tempo de execução, 9. se desejar enviar e-mails de encaminhamento para o gestor, é necessário habilitar essa funcionalidade no sistema.
Exemplo:
- Na sequência, é só adicionar o arquivo do processo.
Exemplo:
Além disso, caso ocorra alguma ocorrência ou problema relacionado a um processo específico, é possível vinculá-lo ao registro correspondente. Isso ajuda na identificação de falhas, na análise de tendências e na tomada de medidas corretivas, contribuindo para a melhoria contínua e a eficiência operacional da organização como um todo.
