Neste artigo, abordaremos o processo de geração das cópias controladas e não controladas. Explicaremos as diferenças entre esses dois tipos de documentos, suas finalidades e a importância de cada um no contexto de gestão da informação. Também vamos detalhar as etapas envolvidas na emissão dessas cópias, desde a solicitação até o registro e distribuição, destacando os cuidados necessários para garantir a rastreabilidade e o cumprimento dos requisitos normativos.
1. Para solicitar a geração de cópias ao criar um documento, certifique-se de que a opção “Controlar Cópias?” esteja ativada nas informações básicas, conforme mostrado na imagem abaixo:
Quando os documentos forem publicados, acesse a tela de cadastro do documento, clique no menu lateral Cópias impressas e clique no botão Cópias impressas.
Na tela de “Controle de Cópias Impressas” informe se vai ser “Cópias Controladas” (1), em seguida informe a data de vencimento do documento (2), quem recebeu o documento (3), a quantidade de cópias entregues (4), uma observação (5) e clique no botão Salvar (6).
Quando clicar em salvar será habilitado o botão para gerar o PDF (7) do documento com o código gerado da cópia, e o campo para informar a data de recolhimento da cópia (8).
Para gerar uma Cópia não controlada é só selecionar a opção “Copias não controladas”, a diferença é que a tela de controle de cópias não vai ter algumas opções como mostrado abaixo:
Em Cópias Impressas podemos ver que conseguimos acompanhar quais cópias são controladas e não controladas:
2. Existem permissões de controle para a geração de cópias controlada (Gerar Cópia Controlada):
- Para imprimir uma cópias controlada o usuário no EPA necessita ter ao menos umas das permissões a seguir:
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- Permissões de usuário:
- Analista de Documentos da UEN do documento,
- Super Usuário;
- Permissões de usuário:
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- Permissão do Documento:
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Usuários inseridos no documento que possuem a configuração de acesso em: Políticas de Qualidade → Documentos → Gestão de Documentos → (Editar um Documento) → Aba “Permissões” → Checkbox flegado em: “Imprimir Documento”.
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Observação: A permissão de imprimir é para o botão de gerar uma cópia controlada no sistema.
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- Permissão do Documento:
3. Para definir o texto que será exibido nas cópias não controladas ao imprimir um documento, siga os passos abaixo:
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Acesse o menu e siga o caminho:
Parametrização > Parametrização do Sistema
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No campo de pesquisa, digite “Cópias”.
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Localize a opção “Definir o texto padrão para ser exibido no arquivo PDF das cópias não controladas”.
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Insira o texto desejado e salve as alterações.
- A Data de Validade da cópia é calculada automaticamente com base nos dias configurados no parâmetro Quantidade de dias para vencimento as cópias impressas.
- Observação: Se a quantidade de dias informada nesse parâmetro for maior do que a Data de Validade do Documento, a Data de Validade da cópia impressa será definida como igual à Data de Validade do documento.
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