A gestão eficiente de documentos é essencial para garantir a precisão das informações. Para otimizar esse processo, fizemos a implementação de funcionalidades que permitem a inserção automática de variáveis nos documentos, além de um processo de conversão automática de arquivos editáveis para PDF.
As melhorias podem ser encontradas ao acessar: Políticas da Qualidade → Documentos → Gestão de Documentos. Ao adicionar um novo documento e preencher as informações básicas, a tela exibirá as seguintes opções:
Inserção automática de variáveis
Variáveis como código, versão, data, autor e outras informações relevantes são automaticamente inseridas nos documentos conforme a escolha do usuário, garantindo maior consistência e precisão. Além disso, o processo de conversão automática de arquivos editáveis para PDF está disponível, eliminando a duplicidade de arquivos e facilitando o controle das versões. Para maior flexibilidade, oferecemos a opção de selecionar o formato de leitura de um documento, seja em PDF ou editável, permitindo que formulários e outros documentos que necessitam de edição sejam mantidos em formatos apropriados.
Conversão do Documento escolhido
- Se o usuário marcar “Sim”, o documento será convertido automaticamente.
- Se o usuário marcar “Não”, aparecerá um campo de input para anexar o PDF manualmente.
- Caso o usuário insira um documento com uma extensão não permitida e marque “Sim”, uma mensagem de erro será exibida.
Além disso, documentos com as extensões permitidas serão automaticamente convertidos em PDF para visualização, caso a opção “Converter Download automaticamente em PDF” esteja marcada como “Sim”. Para arquivos com extensões não permitidas, o usuário deverá anexar o arquivo em PDF para visualização, já que o sistema não realizará a conversão automaticamente.
Utilização das variáveis
Segue a lista das opções das variáveis dos documentos:
| {{categoria}} | Categoria |
| {{unidade_gerencial}} | Unidade Gerencial |
| {{codigo}} | Código |
| {{titulo}} | Título |
| {{elaborador}} | Elaborador |
| {{gestor}} | Gestor do Documento |
| {{responsavel}} | Responsável pelo Documento |
| {{data_criacao}} | Data da Criação do Documento |
| {{data_validade}} | Data de Validade |
| {{versao}} | Número da versão |
| {{revisor}} | Nome do(s) Revisor(es) |
| {{data_revisao}} | Data da Revisão |
| {{aprovador}} | Nome do(s) Aprovador(es) |
| {{data_aprovacao}} | Data da Aprovação |
| {{data_criacao_versao}} | Data Criação da Versão |
| {{nome_cargo_resivor}} | Nome e Cargo do(s) Revisor(es) |
| {{nome_cargo_aprovador}} | Nome e Cargo do(s) Aprovadores(es) |
Para utilizar essas variáveis, basta copiar o código correspondente e inseri-lo no documento desejado. O sistema se encarregará de preencher as informações automaticamente.
