Neste artigo, vamos explicar como o EPA calcula a conformidade dos documentos e das pesquisas de avaliação dos fornecedores. Esse processo permite acompanhar se os fornecedores estão cumprindo os critérios exigidos, tanto na entrega e validade dos documentos quanto na qualidade dos serviços prestados. Você verá como o sistema valida os documentos vinculados, aplica o cálculo com base nos pesos definidos e compara o resultado com a nota de conformidade configurada. Também mostraremos como são consideradas as notas das pesquisas respondidas pelos avaliadores responsáveis.
O módulo de Fornecedores do EPA realiza, para cada fornecedor em acompanhamento, um cálculo que verifica se os documentos vinculados e as avaliações recebidas estão ou não em conformidade com os critérios definidos.
Conformidade dos Documentos do Armário
Para avaliar a conformidade dos documentos publicados no Armário Virtual, o EPA realiza as seguintes validações iniciais:
• O(s) documento(s) devem existir no EPA e estar vinculados ao tipo de documento configurado no tipo de fornecedor.
• O(s) documento(s) não podem estar vencidos no sistema.
• Caso o campo de data de vencimento esteja vazio ou sem informação, o documento também será considerado na avaliação.
Após essas validações, o sistema aplica um cálculo de regra de três para verificar o percentual de conformidade do fornecedor com base nos pesos atribuídos aos documentos.
Esse cálculo considera:
• A soma de todos os pesos (relevância) dos tipos de documentos vinculados no tipo de fornecedor.
• A soma dos pesos dos documentos que o fornecedor efetivamente publicou e que estão válidos.
Veja:
- Após isso, é somado somente os pesos dos tipos de documentos vinculados no tipo de fornecedor, em que este fornecedor possui documentos publicados.
Veja:
Vamos somar os pesos dos tipos de documentos nos quais o fornecedor possui documentos publicados no EPA. Neste exemplo, os pesos correspondentes são 10 e 3, totalizando 13.
Em seguida, aplicamos a Regra de 3 para calcular o percentual de conformidade:
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A = Soma de todos os pesos dos tipos de documentos disponíveis. Neste caso: 10 + 4 + 3 = 17
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B = Soma dos pesos dos tipos de documentos nos quais o fornecedor possui publicações. Neste caso: 10 + 3 = 13
Veja:
O resultado desse cálculo gera um valor em formato percentual, que representa a conformidade documental do fornecedor naquele momento. A partir desse valor, o sistema realiza a comparação com o valor configurado como Nota Conformidade Documentos no Tipo de Fornecedor.
Veja:
Concluindo:
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Se o resultado obtido for igual ou superior à Nota Conformidade Documentos, o fornecedor será considerado em conformidade com os documentos publicados no Armário.
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Se o resultado for inferior à Nota Conformidade Documentos, o fornecedor será considerado fora de conformidade.
Neste exemplo, o resultado do cálculo foi 76,47%. Como a Nota Conformidade Documentos configurada para o tipo de fornecedor é 90, o fornecedor está fora de conformidade com os documentos publicados no Armário.
Veja:
Importante:
Caso algum documento publicado pelo fornecedor no Armário Virtual esteja vencido, o EPA desconsidera o peso configurado para o respectivo tipo de documento no Tipo de Fornecedor. Nesse caso, o valor do peso passa a ser considerado como “0” (zero) no cálculo de conformidade.
Como é calculada a conformidade das Pesquisas/Avaliações?
Para verificar se um fornecedor está em conformidade nas avaliações recebidas, o EPA realiza a seguinte validação:
Conformidade das Pesquisas/Avaliações:
O sistema considera a nota geral obtida na última vez em que o avaliador responsável configurado respondeu ao questionário.
Essa média geral é calculada com base nas respostas fornecidas e pode ser visualizada na área “Visualizar Respostas Individuais” do formulário.
Veja:
Os questionários considerados nessa análise pelo EPA são aqueles vinculados à configuração do Tipo de Fornecedor.
Para verificar se o fornecedor está em conformidade, o sistema compara a nota geral da última resposta recebida com o valor definido no campo Nota Conformidade Pesquisas, configurado no cadastro do Tipo de Fornecedor.
Veja:
Concluindo:
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Se a Nota Geral da última resposta da pesquisa for igual ou superior à Nota Conformidade Pesquisas, o fornecedor será considerado em conformidade quanto às avaliações recebidas sobre os serviços prestados à empresa.
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Caso a Nota Geral seja inferior à Nota Conformidade Pesquisas, o fornecedor será considerado fora de conformidade em relação às avaliações recebidas.
Veja:
Importante:
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Se o fornecedor possuir duas ou mais pesquisas configuradas no Tipo de Fornecedor, o EPA continuará considerando a Nota Geral das últimas respostas recebidas pelo avaliador responsável por cada avaliação.
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No entanto, para calcular a conformidade geral, o sistema fará a média das notas gerais, somando-as e dividindo pelo número total de questionários configurados.
Exemplo:
Se houver três questionários configurados para avaliação do fornecedor, o cálculo será:
Após esse cálculo, o sistema realiza a validação final para verificar se o fornecedor está em conformidade, comparando a média obtida com o valor da Nota Conformidade Pesquisas configurada no Tipo de Fornecedor.
