Solicitações – Aprovar/Reprovar uma fase

 

Nessa Versão o módulo de solicitações, agora conta com uma nova funcionalidade para o processo de encaminhamentos de suas solicitações.

  • Agora pode configurar a fase de uma solicitação para ser aprovada ou não por um usuário do EPA.

  • Ao chegar em uma determinada fase, você poderá aprova-la ou reprova-la, conforme a requisição solicitada para aprovação.

Com esse processo você poderá aprovar demandas e outros cenários através dessa funcionalidade no módulo de solicitações!

Veja como configurar essa funcionalidade no EPA!

 

 

Configuração da Funcionalidade

 

     1 – Para configuração desta funcionalidade, é preciso ir até a configuração das fases dos tipos de solicitação ou tipo de serviço:               

  Acesse o caminho: Configuração> Portal> Solicitações> Tipo Solicitações.

 

 

     2 – Selecione a aba de fases do tipo de fluxo que você deseja configurar:

  • Fases do Tipo de Solicitação ou fases do Tipo de Serviço.

 

 

Você irá escolher qual será a fase ou fases que precisarão ser aprovadas no processo de encaminhamentos da solicitação.

 

  •  Edite a fase desejada e marque o fleg com a configuração: Fase de aprovação e Salve.

 

 

 

Formulário de aprovação na solicitação

 

 

     3 – Após a configuração acima, quando sua solicitação for encaminhada para uma fase de aprovação, o usuário executor desta fase ao editar a solicitação verá um formulário na tela do EPA, para ele poder aprovar ou não a atividade descrita nessa solicitação.

 

No formulário há os botões de ação: Aprovar e Reprovar e também um campo para inserir algum comentário a respeito da ação.

 

Veja este exemplo de formulário de aprovação na Solicitação a seguir:

 

 

 

 

 

Regras do Formulário de Aprovação

(O que acontece quando se aprova ou reprova uma fase da solicitação?)

 

 

  • Quando o usuário executor da fase de aprovação receber a SOL e aprovar:

 

 

Quando você Aprovar a fase de uma solicitação através do formulário, o sistema irá seguir com fluxo de encaminhamento e encaminhar esta solicitação para a próxima fase automaticamente. Isto se, na configuração da próxima fase a ser encaminhada a solicitação houver um usuário executor padrão configurado.

 

 

 

 

 

 

  • Quando o usuário executor da fase de aprovação receber a SOL e reprovar:

 

 

Caso você Reprove uma solicitação em uma fase, o sistema irá encaminhar a solicitação para a fase anterior configurada no EPA, para o usuário que fez o encaminhamento para a fase de aprovação. Assim ele poderá verificar o motivo da não aprovação.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quando você Aprovar uma  solicitação através do formulário, caso não seja possível seguir com o encaminhamento automático (por não ter usuário padrão configurado na próxima fase), o sistema após a ação no formulário de aprovação, irá abrir para você o formulário padrão de acompanhamento/encaminhamento. Assim você poderá escolher a próxima fase e usuário a ser encaminhado a solicitação.

 

 

 

 

 

Acompanhamentos Registrados no formulário de Aprovação

 

     4 – Quando você inserir um comentário no formulário de aprovação, ele será incluído como acompanhamento na solicitação.

 

Veja o os acompanhamentos:

 

 

 

 

 

Os comentários para o formulário de aprovação não são obrigatórios, caso você não registre nenhum texto, o EPA irá gravar no acompanhamento a ação realizada em texto: Aprovado ou Reprovado.

 

 

 

 

 

Histórico das aprovações na Solicitação

 

 

 

     5 – O Epa registrará as ações realizadas durante os processos de aprovações na solicitação.

  • Na aba histórico, terá uma tabela com os registros de aprovações e reprovações ocorridas na solicitação.

Veja:

 

 

 

  • Registro da fase aprovada!
  • Registro de uma fase não aprovada!

 

 

 

 

  • Na trilha de auditoria você também poderá ver o registro dessas ações.

Veja:

 

 

Registro na trilha de auditoria.

 

 

Formas de acesso para aprovar uma fase na solicitação

 

     6 – Você terá o acesso para aprovação das fases de uma solicitação quando configurado nas seguintes formas:

 

 

 

  • Na tela principal do EPA, no Box de acesso de suas solicitações:

Há o botão de acesso ao usuário executor: para aprovar ou reprovar

 

 

Box de acesso as solicitações

 

 

 

 

  • A partir do Email de encaminhamento:

 

    • O usuário executor/aprovador da fase, ao receber o email de encaminhamento a respeito da solicitação, poderá aprovar a fase através dos ícones disponíveis para essa ação.
    • Ao clicar nos botões, uma nova janela se abrirá no navegador com o mesmo formulário de aprovação do EPA! E você poderá aprovar ou não aprovar e inserir seu comentário.

Veja:

 

 

  • Botões de acesso ao formulário de aprovação a partir do email.
  • Janela com formulário de aprovação no navegador – a partir do acesso do Email

 

 

 

 

 

Quando você Aprovar uma  solicitação através do E-MAIL, caso não seja possível seguir com o encaminhamento automático (por não ter usuário padrão configurado na próxima fase), o sistema após a ação no formulário de aprovação, irá apresentar a seguinte mensagem:
Quando a aprovação da fase da solicitação acontecer através do email e o EPA identificar que a próxima fase a ser encaminhada não possui um usuário executor padrão configurado para o direcionamento do fluxo, a fase será aprovada, mas o usuário executor precisará logar no sistema e fazer o encaminhamento de forma manual.

 

 

 

 

Aproveite essa nova funcionalidade para melhoria de seus processos em seu departamento!

 

Qualquer dúvida ou sugestão de melhoria estamos a disposição!

 

 

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