Possibilidade de vincular documentos inseridos em anexo nas solicitações, a um documento no Armário Virtual.

Isso facilitará o processo dos colaboradores em arquivar documentos já assinados digitalmente no módulo de armário virtual. 

 

 

 

Veja como utilizar essa melhoria:

 

1 – Acesse uma solicitação no EPA e a partir da aba: anexos você poderá vincular qualquer tipo de documento inserido neste local para um documento do Armário Virtual.

Veja como realizar:

 

1.1. Escolha um arquivo que deseja vincular a um documento do armário, no botão ações selecione:

 

 

 

1.2. Nesse momento você deve escolher qual opção deseja realizar:

• • Vincular Arquivo a um Documento Existente no Armário Virtual, ou,

  • Criar um documento no Armário Virtual.

 

 

 

1.3. Caso escolha a opção: Vincular Arquivo a um Documento Existente no Armário Virtual, você deve pesquisar e selecionar por um documento no armário virtual para acontecer o vínculo do arquivo escolhido na solicitação.

• • Após esta ação, o documento escolhido no armário virtual receberá como anexo a cópia do arquivo da respectiva solicitação. Abaixo o EPA apresentará o nome do documento do armário em que o arquivo foi vinculado.

 

• • Observação: Caso você desvincule um documento do armário virtual na configuração do arquivo na solicitação, o arquivo vinculado/copiado para dentro do documento do armário não seja excluído. Ele continuará lá.

 

 

1.4. Caso escolha a opção: Criar um documento no Armário Virtual, o EPA abrirá em uma nova aba do navegador o formulário para criar um documento do armário virtual. Ao salvar este novo documento no armário, o EPA copiará o anexo escolhido da solicitação para ele.

 

 

 

 

1.5. Quando um arquivo escolhido na solicitação para vincular ao armário, possuir configuração de assinatura digital onde TODOS os signatários já tiverem assinado o documento, ao abrir o modal para a ação de vínculo, o EPA apresentará a opção: Vincular o arquivo assinado.

• • Veja como funciona o processo de assinaturas digitais no EPA: Assinatura digital nos documentos em anexo.
•  
  • Ao flega-lo e realizar a ação de vínculo do documento com o armário o sistema copiará para ele o arquivo digital assinado e o arquivo original oriundos da solicitação.

 

 

 

2 – Ao acessar um documento do armário virtual que possui um arquivo, que foi vinculado a partir de uma solicitação, você conseguirá ver o código da solicitação em que este arquivo se originou. O código da solicitação possui internamente um link, para caso queira acessar a solicitação.

 

• • Acesse a aba Arquivos do documento do armário virtual:

 

 

Atenção:

Observação importantes sobre essa melhoria:

• 1. Os arquivos vinculados a um documento do armário virtual são copiados neste novo local. Assim caso exclua o arquivo nos anexos de uma solicitação, o arquivo vinculado ao documento do armário ainda estará nele.

 

• 2. Somente usuários que possuem acesso aos arquivos na solicitação poderão realizar este processo de vínculo do arquivo a um documento do armário. Veja quem pode visualizar arquivos na aba anexo em uma solicitação:

 

• 3. O usuário que realizará o vínculo do arquivo a documentos no armário, só poderá pesquisar por documentos do armário que ele tem acesso aos arquivos.
  • Veja quais permissões que o usuário precisa ter para pesquisar por documentos do armário.
    • Documentos no armário em que está configurado para ter acesso, individualmente na edição do documento,
    • Ter permissão de acesso ao arquivo de um documento do armário virtual, via gerenciar usuários ou perfil de usuários,
    • Ser gestor do endereço dos documentos do armário virtual.

 

 

Aproveite essa melhoria!

Qualquer dúvida ou sugestão para aprimoramento, estamos à disposição!